Top Tipps gegen E-Mail Stress

Es werden täglich rund 280 Milliarden E-Mails in der Welt versendet, und manchmal hat man das Gefühl, sie landen alle zur gleichen Zeit im persönlichen Postfach. Das gilt besonders für den Montagmorgen, wenn das Stress-Level ganz steigt und die positiven Gefühle eines entspannten Wochenendes direkt verfliegen. Konstante E-Mail Aktualisierungen wirken wie eine toxische Stressquelle auf den Körper. Doch wir haben Tipps gegen deinen E-Mail Stress.

Wieso bombardieren unsere E-Mails uns denn täglich so?

• E-Mails benötigen unsere Aufmerksamkeit, Aktivität und Reaktion, und rauben uns dadurch viel Zeit
• Das ständige E-Mail Überprüfen kann zu einer Sucht erregenden und stressigen Gewohnheit werden
• Jede E-Mail scheint DRINGEND zu sein. Die große Anzahl der Anfragen kann überwältigend sein
• Die Nachrichten werfen manchmal mehr Fragen auf, als sie beantworten
• E-Mails lenken uns oft ab: sie sind als Spam versteckt, überflüssig lang oder einfach nur unnötig. Es wird schwierig sich auf die wirklich wichtigen Nachrichten zu konzentrieren
• Die Kommunikation über E-Mail ist oft sehr ineffektiv. Am Telefon könnten die gleichen Zusammenhänge in wesentlich kürzerer Zeit geklärt werden.

Was sind denn die Tipps gegen E-Mail Stress?

Wie jeder Aspekt des Lebens, haben wir auch hier die volle Kontrolle über wie er uns beeinflusst. Eine Studie im Jahr 2014 der Universität British Columbia stellte heraus, dass Stress Gefühle mehr steigen, desto häufiger man das Postfach überprüft.

Laut der Studie sollte man das E-Mail Postfach maximal dreimal pro Tag überprüfen. Die 124 Studienteilnehmer mussten alle Push-Benachrichtigungen über eingehende E-Mails ausschalten. Das persönliche Gefühl von Stress und Anspannung war in dieser Woche wesentlich geringer als in der Vergleichswoche, in der die Probanden den Posteingang ständig im Auge haben sollten.

Aber ist die ständige Verbindung nicht wichtig?

Da E-Mails eine so große Rolle in unserem Leben spielen, Privat wie auch Persönlich, nehmen wir oft gar nicht war wie viel Stress sie verursachen. Wir haben uns daran gewöhnt, ständig erreichbar zu sein. Unsere Aufmerksamkeit wird in eine Millionen Richtungen gezogen, und weicht von der Sache ab, die wir eigentlich erledigen müssen.

Das endlose Multitasking kann uns ablenken und dazu führen, dass wir Aufgaben unerledigt lassen und das Gefühl haben, dass wir die Aufgaben nie beenden, die wir uns vorgenommen haben.

Die Flut der ständig neu eintreffenden E-Mails sind wie ein Hintergrundrauschen, dass wir gar nicht mehr gesondert wahrnehmen, weil es immer da ist. Dennoch wird der Stress noch durch den Körper aufgenommen: der Blutdruck steigt an, wir atmen flacher und der Puls wird schneller.

Selbst der Urlaub und das Wochenende, die zum entspannen gedacht sind, bieten uns keine Chance zum Abschalten. Wir sind noch genauso erreichbar und verbunden wie bei der Arbeit, und unser Postfach füllt sich ungeachtet weiter. Wir stecken in der Zwickmühle: entweder sitzen wir mit dem E-Mail Stress an freien Tagen oder wir stellen uns einem E-Mail Berg am kommenden Arbeitstag.

Also…wie kontrolliere ich meine E-Mail Flut?

Das wichtigste ist, dass man hier die Kontrolle zurückbekommt, und zwar durch Organisation. Mit diesen einfachen Tipps gegen E-Mail Stress.

1. Teile deinem Postfach Sprechzeiten zu

Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
Wie wäre es, nur noch drei- bis viermal täglich deine Nachrichten abzurufen? Solch ein Limit reduziert das ständige aktualisieren und überprüfen des E-Mail Postfachs, und minimiert so auch den damit verbundenen Stress.

Du könntest dir auch ein festes Zeitfenster einplanen und dich dann ganz auf die Bearbeitung der Mails konzentrieren, anstatt sie zwischen Tür und Angel zu lesen. Beginne damit nicht gleich morgens zum Anfang deines Arbeitstages, sondern erledige erst einmal einige selbst gewählte Aufgaben. Zudem ist die Zeit kurz vor Arbeitsende ideal, um die letzten Nachrichten zu bearbeiten und zu beantworten. So gehst du mit dem guten Gefühl in den Feierabend, alles Wichtige erledigt zu haben.

Wichtig ist, dass du die Absender deiner Nachrichten über deine „Sprechzeiten“ informierst. Schicke eine standardisierte Antwortmail, in der du die Zeiten darlegst. Schreibe sie auch in die Signatur deiner Nachrichten. Indem du andere über deine neuen Sprechzeiten informierst, erhöht sich die Chance , dass ihr euch auch daran haltet.

Dieser Tipp gegen E-Mail Stress kann auch eingearbeitet werden, indem alternative Kommunikationswege verwendet werden. Denn E-Mails im geschäftlichen Alltag innerhalb der Firma sind eigentlich ziemlich old-fashioned. Es gibt bessere Möglichkeiten wie Slack oder sogar Skype, mit denen alle effektiver arbeiten können.

2. Lass dich nicht durch die Push-Nachrichten kontrollieren

Push-Nachrichten ermöglichen es uns, ständig über eingehende E-Mails informiert zu werden, damit wir so schnell wie möglich darauf reagieren können. Wenn du nicht mehr ständig für eingehende Nachrichten bereit sein willst, kannst du auch gleich die Push Nachrichten ausstellen.

Dadurch lassen wir die spannendsten aber meist sehr ablenkenden Informationen leise in dem Postfach warten, ohne unsere Aufmerksamkeit direkt zu zerfasern.

3. Die Benachrichtigung einer eingehenden Meldung kann ein großer Stressor sein

Studien zeigen, dass elektronische Postfach Benachrichtigungen eine Freigabe an Dopamine auslösen, dessen Wirkung und Verhalten ähnlich der einer Droge ist. Es dauert durchschnittlich 25 Minuten, um sich nach Ablenkung einer Benachrichtigung wieder auf die unterbrochene Aufgabe zu konzentrieren. Zusammengefasst: Benachrichtigungs-Geräusche lösen einen Suchteffekt im Gehirn aus, der nicht nur ablenkt sondern den Bedarf nach einer weiteren solchen Interaktion verursacht.

Der einfachste Weg, dieses Verhalten zu verändern ist um lediglich die Push-Notifications auf stumm umzuschalten, und somit die Arbeitsumgebung zu entstressen. Andernfalls besteht die Möglichkeit, einige wichtigen E-Mails, wie zum Beispiel die von deinem Boss, noch mit Benachrichtigungen zu lassen.

4. Entscheide, wer dir E-Mails schicken darf

Oft abonnieren wir mehr Newsletter, als was wir eigentlich Zeit zum Lesen haben. Wir interessieren uns wirklich für die neuesten Informationen und Produkte, doch bald füllt sich unser elektronischs Postfach mit einem Überfüll an Gutscheinen, Werbungen und Marketing Informationen. Unsere E-Mail Adressen landen öfter mal in großen und vielfältigen Listen, die uns eigentlich gar nicht interessieren.

Nimm dir etwas Zeit, dein Postfach auszusortieren und dich von Inhalt abzumelden, der nicht mehr auf dich zutrifft. Eventuell könntest du auch Filterfunktionen nutzen, womit wir bei Tipp 5 gegen E-Mail Stress angekommen sind.

5. Nutze die Filterfunktion um dein Postfach zu organisieren

Technisch gibt es viele Möglichkeiten, wie du deinen Posteingang von vornherein etwas übersichtlicher hältst. Du kannst nämlich anhand von Filterfunktionen bestimmen, was mit jeder eingehenden Mail passieren soll.

Das funktioniert wunderbar, wie unser randvoller Spamordner täglich beweist. Doch es geht noch viel detaillierter. Lasse alle Nachrichten von deinem Chef direkt mit einem kleinen Ausrufezeichen versehen und unbedingt im Posteingang verbleiben. Die E-Mails von der Mama landen in dem „Privat“ Ordner, und solche mit Begriffen wie „Kredit“ oder „Wechselbonus“ im Betreff werden direkt gelöscht. So kannst du auch die Newsletter interessanter Firmen in die entsprechenden Ordner umleiten und erst dann durchstöbern, wenn du wirklich Zeit dafür hast.

6. Stelle sicher, dass dein Smartphone nicht der Verbindungs Täter ist

Das Smartphone ist unser ständiger Begleiter, soziales Instrument, Foto- und Videokamera und Unterhaltungsmedium gleichzeitig. Selbst ist die Mobilität hilfreich, so kann sie auch durch ständiges Verbunden-sein das Stressgefühl weiter erhöhen.

Sollen nun wirklich alle eingehenden Nachrichten auch dort abgerufen werden? Vielleicht ist es eine gute Idee für dich, wenn du E-Mails nur am Desktop PC bearbeitest, oder sogar ein separates Postfach für Arbeits-E-Mails auf deinem Smartphone kreierst. So funkt dir auch keine „wichtige“ Nachricht vom Chef dazwischen, wenn du dich eigentlich nur ein wenig beim Surfen auf Facebook entspannen willst. So wie deine E-Mails einen ruhigen und sicheren Ort ohne Ablenkungen benötigen, braucht deine Freizeit dieselbe Beachtung.

Aaah…

Hoffentlich fühlen sich dein Verstand und dein Postfach nach diesen Tipps gegen E-Mail Stress weniger gestresst und angespannt an! Hierbei geht es nicht darum, die Stressoren komplett zu ignorieren, sondern lieber zu lernen, wie man effektiv damit umgehen kann. Durch Meditation kannst du lernen, wie du deine Gedanken organisieren kannst, und durch kleine Schritte wie diese kannst du somit deine Zeit besser einplanen und ein entspanntes Lebensgefühl fördern.